Marshall School
Terms of Use

OXNARD SCHOOL DISTRICT

CIVIC USE - TERMS & CONDITIONS

 

  1. A valid civic center permit is required for use of all District facilities.
  2. Facilities use shall be granted on a first come, first served basis upon receipt of a complete application packet that includes all required documents as follows:  payment of fees, certificate of liability insurance, and 501(c)3 form.  A completed application and a $15.00 non-refundable application fee must be submitted to the Facilities Department 15 working days in advance of the proposed event.  Incomplete applications will not be considered.
  3. In the event of a scheduling conflict, priority shall always be given to groups involving youth of the district.
  4. Facility users and their guests shall conduct themselves appropriately and be considerate of residents in the neighborhood surrounding the school site they are using.
  5. School district equipment may be used only on the school premises and only when operated by a school district employee.
  6. There shall be no intoxicants, narcotics, profane language, quarreling, fighting, or gambling permitted in or around the school buildings or premises.
  7. Smoking inside school buildings or on school grounds is not permitted.
  8. Youth groups must have adult sponsorship. There shall be no less than one supervisor for each twenty minors unless exemption has been approved by the Director of Facilities or designee.
  9. Private vehicles are not allowed in any area other than the marked and designated parking spaces.
  10. No admission fee shall be charged or contributions or dues solicited unless a notation of such charge or solicitation has been made on the application.
  11. The school district shall provide necessary custodial services for approved use of school facilities. A custodian shall open the building only upon presentation of a permit properly issued and signed. No money shall be paid any school employee in the form of a tip or gratuity.
  12. If a meeting is postponed or cancelled, the Facilities Office shall be so notified at least twenty-four (24) hours in advance. Failure of an organization to provide this notice to the District will result in the organization being billed for the meeting at the fee schedule rate.
  13. Future use shall be denied to any organization or group that does not comply with these rules and regulations.
  14. The Board of Trustees, through its designated representative, reserves the right to cancel any approved use of school facilities. When practical, one week’s notice will be given for the cancellation of use; however, the right is reserved to cancel the approved use without notice if occasion demands.
  15. The Board of Trustees, through its designated representative, reserves the right to require security guard coverage at any event. Such security coverage will be paid in advance by the applicant. The Board of Trustees, or its representatives, shall have free access to all rooms at any time.
  16. Groups are not permitted to enter the facilities before requested start time, and may not remain in the facilities past their scheduled end time.
  17. Subletting of any District facility will NOT be permitted and civic use permit will be immediately terminated upon confirmation of subletting any District facility.
  18. Candles, firearms, fireworks, and open flame cooking are not permitted on District property at any time.
  19. District facilities may only be utilized for their intended use; e.g. baseball fields will be authorized for baseball only.
  20. District reserves the right to postpone or cancel reservations due to weather conditions.  Will be notified via email.
  21.  Facility users are responsible for placing trash in the trash receptacles. Any clean-up of excessive trash left behind will be billed to the user.  A “Misuse of Facilities Form” will be issued and placed in the user’s file for possible consideration in future applications for civic use.
  22. The facility must be left in the condition it was found.  Any repairs required due to damage caused during facility use will be billed to the registered group, and the group may be denied future use of facilities.
  23. Groups using stages may move or change the existing equipment ONLY with the advance permission and under the supervision of the Director of Facilities or designee.
  24. Assigned keys shall not be duplicated and keys shall be returned when the permit expires.
  25. Notify Facilities Department immediately of any hazardous conditions found on the fields.
  26. Civic calendar hours for building use is from 6:00pm – 9:30pm Monday to Friday and 8:00am – 6:00pm Saturday.  No use of building facilities on Sundays.  Civic calendar hours for fields use are from 6:00pm – dusk Monday to Friday and 8:00am to dusk Saturday and Sunday.
  27. Those qualified to apply for public use of school facilities are residents of the Oxnard School District.
  28. Failure to comply with any of the above terms and conditions may result in revocation of civic permit and/or denial of future use.  Any concerns or issues please contact facilities department at 805-385-1514.

 

Statement of Information

 

Applicant hereby agrees to hold the Oxnard School District, its Board of Trustees and individual members thereof, and all District officers, agents and employees, free and harmless from such loss, damage, liability, cost and expense that may rise during or be caused in any way by such or occupancy of school property. Further, the Organization or group represented by applicant shall assume full responsibility for adequate care and protection of the school property involved under this request and agreed to reimburse the district in full for any damage which might occur.

 

Applicant states that, to the best of his/her knowledge, the property for use of which application is hereby made will not be used for the commission of any act which is prohibited by law, or the commission of any crime, or intended to further any program movement for the purpose of which is to overthrow the government of the United States by force, violence or other unlawful means.

 

Applicant and/or the organization on whose behalf he/she is making application for use of school property attests that he/she does not, to the best of his/her knowledge, advocate the overthrow the government of the United States or of the State of California by force, violence, or other unlawful means, and that, to the best of his/her knowledge, the organization is not a Communist action organization required by law to be registered with the Attorney General of the United States. This statement is made under penalty of perjury.

 

Certificate of Insurance

 

  1. An original Certificate of Insurance is required for all facilities use and shall be presented at the time of application.
  2. Required coverage is as follows:
    1. General Liability/Property Damage: $1,000,000 each occurrence/$3,000,000 aggregate.
    2. Auto Liability: Hired and Non-owned Liability $1,000,000 combined single limit.
    3. Workers Compensation: Statutory limits as required by California Law.
    4. Molestation/Abuse: $1,000,000/$3,000,000 aggregate.
  3. Carrier must be valid.
  4. Certificate must be signed.
  5. Policy period must be valid/current (matching event dates on application).
  6. Contractor/Organization must be named (i.e. TWIW, ClubCorp USA, Inc.).
  7. District must be listed as "Certificate Holder".
  8. Certificate must include Additional Endorsement naming the Oxnard School District, its employees, officers, agents, and/or volunteers as additional insured.
  9. Oxnard School District must be named as the Certificate Holder as follows:

Oxnard School District

1051 South "A" Street

Oxnard, CA  93030

 

***IN CASE OF A SCHOOL SITE EMERGENCY CALL DIAL SECURITY AT (805)485-0528***

***FOR ALL OTHER EMERGENCIES CALL 911***

 

 

 

 

 

DISTRITO ESCOLAR DE OXNARD

TERMINOS Y CONDICIONES DE USO PUBLICO DE LAS INSTALACIONES

 

  1. Para utilizar las instalaciones del Distrito, se necesita un permiso de uso público de las               instalaciones.
  2. El uso de las instalaciones se otorgará por orden de llegada al recibo de un paquete de solicitud completo que incluya todos los documentos requeridos de la siguiente manera: pago de tarifas, seguro de certificado de responsabilidad y formulario 501 (c) 3. Una solicitud completa y una tarifa de solicitud no reembolsable de $15.00 deben enviarse al Departamento de Instalaciones 15 días hábiles antes del evento propuesto. No se considerarán las solicitudes incompletas.
  3. En caso de un conflicto de programación, siempre se dará prioridad a los grupos que involucren a jóvenes del distrito.
  4. Los usuarios de las instalaciones y sus invitados se deberán comportar apropiadamente y guardar la debida consideración por los residentes y vecinos cercanos al plantel escolar que utilizan.
  5. Los equipos de propiedad del distrito pueden utilizarse únicamente dentro de las instalaciones escolares y solo pueden ser operados por algún empleado del distrito.
  6. No se permitirán bebidas alcohólicas, estupefacientes, lenguaje vulgar, disputas, peleas o apuestas dentro o cerca de los edificios e instalaciones escolares.
  7. No está permitido fumar en los edificios ni en los terrenos escolares.
  8. Los grupos de jóvenes deberán ser patrocinados por un adulto. Deberá haber como mínimo un supervisor por cada veinte menores de edad, excepto si el Director de Instalaciones o la persona designada haya dado su aprobación.
  9. No están permitidos los vehículos privados en ningún área que no sea la que está marcada o designada como estacionamiento.
  10. No se deberá cobrar tarifa de entrada, contribuciones ni realizar solicitudes de pagos, salvo que dicho cobro se haya indicado en la solicitud.
  11. El Distrito Escolar proporcionará los servicios de mantenimiento necesarios para el uso aprobado de las instalaciones escolares. Un empleado de mantenimiento abrirá las instalaciones solo después de verificar el permiso correspondiente, correctamente emitido y firmado. No se deberá pagar ninguna suma a ningún empleado escolar a modo de propina o gratificación.
  12. Si una reunión se pospone o cancela, se deberá notificar al Departamento de Instalaciones con veinticuatro (24) horas de anticipación como mínimo. De no proporcionar dicha notificación al Distrito, se le cobrará a la organización por la reunión según la lista de tarifas.
  13. Se negará el uso futuro a cualquier organización o grupo que no cumpla con estas normas y regulaciones.
  14. La Junta Directiva Escolar, a través de su representante designado, se reserva el derecho de cancelar cualquier permiso de uso de las instalaciones escolares. Cuando sea factible, se notificará con una semana de anticipación sobre la cancelación de uso; sin embargo, la Junta Directiva se reserva el derecho de cancelar el permiso de uso aprobado sin previo aviso, si la ocasión lo exige.
  15. La Junta Directiva Escolar, a través de su representante designado, se reserva el derecho de exigir cobertura de vigilancia en cualquier evento. El solicitante deberá pagar por anticipado dicha cobertura de vigilancia. La Junta Directiva Escolar, o sus representantes, deberán tener libre acceso a todos los salones en todo momento.
  16. No se permitirá la entrada de los grupos a las instalaciones antes de la hora de inicio solicitada y no podrán permanecer en las instalaciones después de la hora de finalización programada.
  17. NO está permitido el subarriendo de ninguna instalación del Distrito y el permiso de uso público se cancelará de inmediato de confirmarse el subarriendo de cualquier instalación del Distrito.
  18. No está permitido el uso de velas, armas de fuego, los fuegos artificiales ni cocinar a fuego abierto en ninguna propiedad del Distrito en ningún momento.
  19. Las instalaciones del Distrito podrán utilizarse únicamente para el fin para el que fueron destinadas; por ejemplo, el campo de béisbol, solo puede utilizarse para béisbol.
  20. El Distrito se reserva el derecho de posponer o cancelar reservas debido a las condiciones climaticas.  Notificaciones se haran via correo electronico.  
  21. Los usuarios de las instalaciones son responsables de la colocación de la basura en los contenedores de basura. Toda limpieza de basura excesiva dejada será cobrada al usuario. Se emitirá una forma de “Uso indebido de las Instalaciones” y se colocará en el expediente del usuario, para ser tomada en cuenta en una futura solicitud de uso público de las instalaciones.
  22. Las instalaciones deben dejarse en las condiciones en las que se encontraron. Cualquier reparación necesaria debida a daños ocasionados durante el uso de las instalaciones será cobrada al grupo registrado, y se le podria negar a dicho grupo el uso futuro de las instalaciones.
  23. Los grupos que utilizan proscenios pueden retirar o cambiar el equipo existente SOLO mediante un permiso previo y bajo la supervisión del Director de Instalaciones o persona designada.
  24. No se pueden hacer duplicados de las llaves asignadas, y estas deberán ser devueltas cuando el permiso expire.
  25. Notificar al Departamento de Instalaciones inmediatamente si se identifica alguna condición peligrosa en los campos deportivos.
  26. El horario del candelario civico para el uso del edificio es de 6:00pm a 9:30pm de lunes a viernes y de 8:00am a 6:00pm el sabado.  No hay uso de las instalaciones del edificio los domingos.  Las horas del calendario civico para el uso de los campos son desde las 6:00pm – anochecer de lunes a viernes y de 8:00am hasta el anochecer el sabado y domingo.
  27. El uso público de las instalaciones es para residentes del Distrito Escolar de Oxnard.
  28. No cumplir con cualquiera de los términos y condiciones arriba descritos puede dar lugar a la revocación del permiso de uso público y/o la denegación de una futura solicitud de uso.  Cualquier inquietud o problema pongase en contacto con el departamento de instalaciones al 805-385-1514.

 

Declaración

 

Mediante el presente documento, el solicitante, acuerda exonerar, mantener indemne y eximir de toda responsabilidad a la Junta Directiva Escolar, los miembros individuales de esta, y a todos los funcionarios, agentes y empleados del Distrito Escolar de Oxnard, por cualquier pérdida, lesión o daño, costo o gasto que pudiera surgir durante, o a causa de la tenencia de las instalaciones escolares. Asimismo, la organización, o grupo representado por el solicitante, asumirá el cuidado y protección adecuados de la propiedad escolar materia de esta solicitud y acuerda reembolsar íntegramente al Distrito por cualquier daño que pudiera ocurrir.

 

El solicitante declara que, a su leal saber y entender, la propiedad para la que se suscribe esta solicitud, no será utilizada para la comisión de un acto ilícito, un delito, o con la intención de derrocar el Gobierno de los Estados Unidos mediante la fuerza, violencia o algún otro medio ilegal.

 

El solicitante y/o la organización en nombre de la cual presenta esta solicitud de uso de la propiedad escolar, da fe, que a su leal saber y entender, no promueve el derrocamiento del Gobierno de los Estados Unidos y el Estado de California mediante la fuerza, violencia u otro medio ilícito; y que a su leal sabe y entende que la organización no es una organización comunista que debe registrarse con la Fiscalía General de los Estados Unidos. Se realiza esta declaración bajo pena de perjurio.

 

Certificado de seguro

 

  1. Se requiere un certificado original de seguro para todo uso de las instalaciones, y este debe presentarse al momento de presentar la solicitud.
  2. Las coberturas requeridas son las siguientes:
    1. Seguro general de responsabilidad civil/daño a la propiedad: $ 1,000,000 cada ocurrencia/agregado $3,000,000.
    2. Seguro de vehículos: responsabilidad civil de vehículos contratados y no adquiridos, límite único combinado $ 1,000,000.
    3. Compensación laboral por accidentes: límites reglamentarios exigidos por la legislación de California.
    4. Violencia/abuso: global $ 1,000,000/3,000,000.
  3. El operador debe estar autorizado.
  4. El Certificado debe estar firmado.
  5. El periodo de la poliza debe ser valido / actual (fechas de eventos coincidentes en la solicitud).
  6. El contratista/organización debe tener una razón social (por ejemplo, TWIW, Clubcorp USA, Inc.).
  7. Distrito debe figurar como “Titular del certificado”.
  8. El certificado debe incluir un endoso adicional que designe al Distrito Escolar de Oxnard, sus empleados, funcionarios, agentes y/o voluntarios como asegurados adicionales.
  9. El Distrito Escolar de Oxnard debe figurar como titular del certificado de la siguiente manera:

Oxnard School District

1051 South “A” Street

Oxnard, CA 93030

 

***EN CASO DE EMERGENCIA EN EL PLANTEL ESCOLAR POR FAVOR LLAMAR A SEGURIDAD AL (805) 485-0528***

***PARA CUALQUIER OTRA EMERGENCIA POR FAVOR LLAMAR AL 911***